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Weitere 50GB Archivspeicher inkl. Datensicherungsarchiv von 50GB 29,90€

Häufige Fragen

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Wo ist der Unterschied, wenn ich einfach meine E-Mails mit Outlook archiviere?

Mit Microsoft Outlook können Sie ältere E-Mails in einen persönlichen Ordner archivieren lassen. Grundsätzlich haben Sie vollen Zugriff auf sämtliche E-Mails und können diese somit auch löschen – das ist archiviert, aber nicht rechtssicher. Für eine rechtssichere Mail Archivierung muss u.a. gewährleistet sein, dass E-Mails nicht manipuliert (geändert/gelöscht) werden können!

Ist die eingesetzte Mail Archivierung EU DSGVO / GDPR konform?

Grundsätzlich handelt es sich beim Thema Datenschutz um ein komplexes Thema. Die eingesetzte Software von SaveMyMails sichert den Zugang durch Unbefugte durch zahlreiche Sicherheits-Features. Abgelegte Daten können sehr schnell gesucht und durch autorisierte Personen protokolliert gelöscht werden. Die Einhaltung des Datenschutzes unterliegt dennoch dem Kunden! So sollten z.B. private E-Mails vollständig durch Firmen-Richtlinien verboten sein. Da wir explizit keine Rechtsberatung anbieten dürfen, empfehlen wir sich rechtlichen Rat einzuholen!

Erfüllt SaveMyMails die gesetzlichen Compliance Anforderungen?

Mit unserem Cloud-basierten SaveMyMails Service erfüllen Sie die gesetzlichen Compliance-Anforderungen an Ihren Email-Verkehr zuverlässig. Der SaveMyMails Service bewahrt alle E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv langfristig und sicher auf.

Ändert sich etwas bei meinem bisherigen E-Mail Programm?

Die E-MailKommunikation zwischen Provider und Ihrer Client Software ändert sich nicht.

Was passiert mit den vorhandenen E-Mails?

Initial kann das vorhandene Postfach oder auch alte lokale z.B Outlook Archivdateien und das SaveMyMails Archiv übertragen werden. Es entsteht ein oder mehrere zusätzliche Ordner. Die Suche im „gesamten Postfach“ schließt diese Ordner ein. Übrigens kann nach Übernahme der alte Postfachinhalt (oder Teile davon) einfach gelöscht werden.

Muss mein E-Mailserver umkonfiguriert werden?

Es sind keine Änderungen an der Konfiguration des vorhandenen E-Mail-Servers und kein administrativer Zugriff auf den E-Mail-Server erforderlich.

Ist SaveMyMails GoBD-konform?

Die Finanzverwaltung erläutert in den GoBD, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten. GoBD-konform ist immer der gesamte Prozess und nicht etwa unser Produkt alleine. Unsere Hardware und Software ist somit nur ein Teil des Prozesses! Nur wenn die eingesetzte Hardware, Software und Organisation die Vollständigkeit, Integrität sowie Wiederauffindbarkeit von steuerrelevanten E-Mails sicherstellt, so sind die E-Mails gesetzeskonform archiviert!

Warum kann ich nicht einfach SaveMyMails auf einem Server bei mir in der Firma betreiben?

Das können Sie sehr wohl tun. Sie müssten nur einen PC/Server, eine Microsoft Windows Lizenz und die SaveMyMails Lizenzen kaufen. Dazu haben Sie laufende Stromkosten für den 24h laufenden PC/Server und Ihre Hardware müsste in 10 Jahren ein paar Mal erneuert werden. Ihr Speicherplatzbedarf steigt in 10 Jahren ebenso kontinuierlich an – können Sie Ihren Speicherplatz einfach erweitern? Wie können Sie sicherstellen, dass niemand Ihren Server und somit Ihre kostbaren E-Mails stielt? Wer sichert Ihre Daten und kontrolliert, dass eine Sicherung auch 10 Jahre lang stattfindet? SaveMyMails ist somit günstiger in der Anschaffung, sicherer durch das Managed Hosting in einem hochsicheren Datenschutz-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland und skalierbar durch die Verwendung von Cloud Infrastruktur sein.

Wie komme ich an mein MailArchiv ?

Zugriff auf das Archiv haben Sie mittels Browser, Outlook Plugin oder mit dem SaveMyMails Client. Sie finden Sie jede Email in kürzester Zeit.

Was wird wie archiviert?

Jede aus- und eingehende E-Mail wird durch den SaveMyMails Proxy zuverlässig archiviert. Die Übernahme ins Archiv erfolgt laufend unmittelbar nach dem Empfangen oder Versenden einer E-Mail.
Änderungen an der E-Mail (Verschieben, Löschen, Bearbeiten) hat keine Auswirkung auf das Archiv.

Wer kann auf meine archivierten E-Mails zugreifen?

SaveMyMails Archive verfügen über Berechtigungen. Zunächst hat jeder nur Zugriff auf das Archiv des eigenen Postfachs.
Bei Ausgeschiedenen Mitarbeitern, Stellvertretung usw. ergibt sich aber schnell die Forderung nach zusätzlichen Berechtigungen, die sich in SaveMyMails einrichten lassen.

"Die Lösung mit Save My Mails war für uns die kostengünstigste und beste Investition in Sachen Rechtssicherheit."

– Philipp Drechsler

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